Excel: Range and basic Function

20.10.59 about Realty 0 Comments

มาทำความเข้าใจเรื่อง Cell การเลือก Cell และการใส่สูตร Function ต่าง ๆ เช่น Cell C1 ถึง C10 มีตัวเลขต่าง ๆ อยู่ จะหาผลรวมตั้งแต่ Cell C1 ถึง C10 ว่าเป็นเท่าไหร่ โดยให้แสดงผลลัพธ์ที่ช่อง C11 คลิกที่ Cell C11 โปรดสังเกต ที่ Name Box จะขึ้น C11 แสดงว่า Cell ตำแหน่ง C11 กำลัง Active อยู่ ใช้วิธีพื้นฐาน ซึ่งไม่ใช่วิธีที่ดี คือ ใส่ =C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10 ที่ช่อง Function

ใส่ =C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10 ที่ช่อง Function

โปรดสังเกต ทุกครั้งที่ใส่ชื่อ Cell จะเกิดกรอบที่ Cell ที่พิมพ์เข้าไป เป็นการบอกว่าอ้างอิง Cell ไหนอยู่ในสูตรและสีกรอบจะเป็นสีเดียวกัน เมื่อพิมพ์ได้ทั้งหมดแล้ว กด Enter ก็จะได้ผลลัพธ์ปรากฏขึ้นมา

แต่เขียน C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10 อย่างนั้นออกจะยุ่งยาก ถ้าเกิดมีเซลอยู่สัก 1,000 หรือ 10,000 คงเขียนกันตาเหลือก เอ็กเซลจึงมีตัวช่วยคือ Range เพื่อช่วยย่อเชตข้อมูลที่จะนำไปใช้

Range

Range คือช่วงเซลของข้อมูลที่เราต้องการคำนวณ เช่นจะคำนวณผลรวมของเซล C1 ไล่ลงมาจนถึง C10 อาจจะใช้วิธีกำหนดว่า =C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10 ก็ได้ แต่เขียนอย่างนั้นออกจะยุ่งยาก ยิ่งถ้าข้อมูลมีเป็นร้อยเป็นพันหรือจนถึงหลักหมื่นคงพิมพ์ไม่ไหว เอ็กเซลจึงกำหนด Range เพื่อให้ใช้สูตรได้ง่ายขึ้น

การกำหนด Range เบื้องต้นคือใช้โคลอน : โดยเริ่มที่เซลแรกคั่นด้วย : แล้วต่อด้วยเซลสุดท้าย เช่น C1:C10 แต่ถ้าต้องการเว้นช่วงเซล ให้ใช้คอมมา , เช่น C1,C10 ยกตัวอย่างคือ Sum(C1,C10) จะเป็นผลรวมของ C1 กับ C10 เท่านั้น ไม่ใช่ตั้งแต่เซล C1 ถึง C10 การใช้โคลอนกับคอมมา ในการกำหนดช่วง จะใช้ผสมกันก็ได้ เช่น (C1:C4,C7:C10) คือเซล C1 ถึง C4 และ C7 ถึง C10 (ข้ามเซล C5 และ C6 ไป)

ประยุกต์ใช้ Range กับ Function เช่น ฟังก์ชันที่ใช้สำหรับบวกก็คือ Sum

วิธีแรก ง่ายที่สุดคลิกที่เซล C11 แล้วพิมพ์สูตร =SUM(C1:C10) ที่ช่องฟังก์ชันโดยตรง เวลาพิมพ์ Sum (หรือฟังก์ชันอื่นก็ตาม) เอ็กเซลจะขึ้นฟังก์ชันให้เลือก (เช่นพิมพ์ S ตัวแรก จะมีฟังก์ชันที่ขึ้นต้นด้วย S ปรากฏขึ้นมา จะพิมพ์จนจบหรือคลิกชื่อฟังก์ชั่นที่ปรากฏก็ได้เหมือนกัน 

รูปแบบการเขียนฟังก์ชันในเอ็กเซล จะขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ “=” เสมอ ตามด้วยชื่อฟังก์ชัน จากนั้นจะเป็นตัวแปรที่กำหนดอยู่ในวงเล็บเสมอ การพิมพ์ฟังก์ชันโดยตรง เอ็กเซลจะขึ้นตัวช่วยตลอด เช่นเมื่อพิมพ์ “(“ แล้ว เอ็กเซลจะขึ้นช่วยจำว่าต้องใส่ตัวแปรในรูปแบบไหนบ้าง

ลองใส่ฟังก์ชัน =Sum(C1:C10) จะได้ผลรวมตั้งแต่เซล C1 ถึง C10

ลองใส่ฟังก์ชัน =Sum(C1, C10) จะได้ผลรวมตั้งแต่เซล C1 กับ C10

ลองใส่ฟังก์ชัน =Sum(C1:C5,C10) จะได้ผลรวมตั้งแต่เซล C1 ถึง C5 และ C10 ดังนี้เป็นต้น

เวลาพิมพ์ Sum (หรือฟังก์ชันอื่นก็ตาม) เอ็กเซลจะขึ้นฟังก์ชันให้เลือกตามตัวอักษร เช่นพิมพ์ S ตัวแรก จะมีฟังก์ชันที่ขึ้นต้นด้วย S ปรากฏขึ้นมา

ลองใส่ฟังก์ชัน =Sum(C1:C10) จะได้ผลรวมตั้งแต่เซล C1 ถึง C10

ลองใส่ฟังก์ชัน =Sum(C1, C10) จะได้ผลรวมตั้งแต่เซล C1 กับ C10

ลองใส่ฟังก์ชัน =Sum(C1:C5,C10) จะได้ผลรวมตั้งแต่เซล C1 ถึง C5 และ C10

ฟังก์ชันอัตโนมัตหรือตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน

หากไม่ถนัดพิมพ์ฟังก์ชันใส่โดยตรง เอ็กเซลก็มีฟังก์ชันอัตโนมัติหรือตัวช่วยสร้างฟังก์ชันเพื่อให้ทำงานได้อย่างสะดวกง่ายดายขึ้น

ฟังก์ชันอัตโนมัติ อย่างเช่น AutoSum จะคลิกได้ที่ Ribbon Home ทางด้านขวาจะเห็นคำสั่ง AutoSum ถ้ากดไปเลย ค่าเริ่มต้นจะเป็น รวมผลบวกทั้งหมด หรือคลิกที่สามเหลี่ยมเพื่อเรียกใช้การคำนวณแบบอื่น สังเกตที่ช่องฟังก์ชันจะแสดงสูตร =SUM(C1:C10)

TIP: ช็อตคัตสำหรับ AutoSum คือกด Alt กับ = พร้อมกัน หรือจะไปที่ Ribbon Formula จะเห็นคำสั่ง AutoSum แบบเดียวกันกับ AutoSum ที่ Home ทุกประการ 

คลิกได้ที่ Ribbon Home ทางด้านขวาจะเห็นคำสั่ง AutoSum

หรือจะไปที่ Ribbon Formula จะเห็นคำสั่ง AutoSum แบบเดียวกันกับ AutoSum ที่ Home ทุกประการ

สำหรับตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน จะกดตรง Fx ที่แถบฟังก์ชัน หรือจะไปที่ Ribbon Formula ก็ได้เหมือนกัน

จะได้หน้าต่างช่วยใส่สูตรขึ้นมา ลองใส่คำค้นหาตรง search for the function แล้วกด go ก็ได้ หรือจะเลือกจาก category ย่อยก็ได้ เห็น Sum ในช่อง select the function แล้วก็คลิกขึ้นมา จะคลิกเบราซ์ด้านขวามือก็ได้

กด Fx เรียกหน้าต่างช่วยสร้างฟังก์ชัน

หรือจะไปที่ Ribbon Formula ก็มี insert function

หรือใส่ช่วงที่ต้องการไปเลยก็ได้ หรือเอาเมาส์คลิกเลือก Cell ที่ต้องการก็ได้ อย่างในตัวอย่าง ใส่ระยะ C1:C10 คือตั้งแต่ C1 ถึง C10 เนื่องจากไม่ได้เว้นระยะก็ใส่ที่ช่อง Number1 ทีเดียวไปเลย แต่ถ้ามีเว้นระยะ ใช้เครื่องหมายจุลภาค ( Colon)  “,” คั่น เช่น ต้องการผลรวมทุกตัว ยกเว้น C5 ก็จะเป็น C1:C4, C6:C10 เป็นต้น

กำหนดช่วงระยะที่ต้องการคำนวณในฟังก์ชั่น โปรดสังเกตุว่าจะมีผลลัพธ์ให้เห็นด้วย

TIP: ช็อตคัตสำหรับเรียกหน้าต่างตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน คือกด Shift กับ F3 พร้อมกัน

TIP: ถ้าหาฟังก์ชันไม่เจอ พิมพ์คำว่า sum ใส่ช่อง Find จะปรากฏฟังก์ชันขึ้นมา กดได้เลย แบบนี้เป็นต้น