Excel: Range and basic Function
มาทำความเข้าใจเรื่อง Cell การเลือก Cell และการใส่สูตร Function ต่าง ๆ เช่น Cell C1 ถึง C10 มีตัวเลขต่าง ๆ อยู่ จะหาผลรวมตั้งแต่ Cell C1 ถึง C10 ว่าเป็นเท่าไหร่ โดยให้แสดงผลลัพธ์ที่ช่อง C11 คลิกที่ Cell C11 โปรดสังเกต ที่ Name Box จะขึ้น C11 แสดงว่า Cell ตำแหน่ง C11 กำลัง Active อยู่ ใช้วิธีพื้นฐาน ซึ่งไม่ใช่วิธีที่ดี คือ ใส่ =C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10 ที่ช่อง Function |
| ใส่ =C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10 ที่ช่อง Function |
โปรดสังเกต ทุกครั้งที่ใส่ชื่อ Cell จะเกิดกรอบที่ Cell ที่พิมพ์เข้าไป เป็นการบอกว่าอ้างอิง Cell ไหนอยู่ในสูตรและสีกรอบจะเป็นสีเดียวกัน เมื่อพิมพ์ได้ทั้งหมดแล้ว กด Enter ก็จะได้ผลลัพธ์ปรากฏขึ้นมา
แต่เขียน C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10 อย่างนั้นออกจะยุ่งยาก ถ้าเกิดมีเซลอยู่สัก 1,000 หรือ 10,000 คงเขียนกันตาเหลือก เอ็กเซลจึงมีตัวช่วยคือ Range เพื่อช่วยย่อเชตข้อมูลที่จะนำไปใช้
Range
Range คือช่วงเซลของข้อมูลที่เราต้องการคำนวณ เช่นจะคำนวณผลรวมของเซล C1 ไล่ลงมาจนถึง C10 อาจจะใช้วิธีกำหนดว่า =C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10 ก็ได้ แต่เขียนอย่างนั้นออกจะยุ่งยาก ยิ่งถ้าข้อมูลมีเป็นร้อยเป็นพันหรือจนถึงหลักหมื่นคงพิมพ์ไม่ไหว เอ็กเซลจึงกำหนด Range เพื่อให้ใช้สูตรได้ง่ายขึ้นการกำหนด Range เบื้องต้นคือใช้โคลอน : โดยเริ่มที่เซลแรกคั่นด้วย : แล้วต่อด้วยเซลสุดท้าย เช่น C1:C10 แต่ถ้าต้องการเว้นช่วงเซล ให้ใช้คอมมา , เช่น C1,C10 ยกตัวอย่างคือ Sum(C1,C10) จะเป็นผลรวมของ C1 กับ C10 เท่านั้น ไม่ใช่ตั้งแต่เซล C1 ถึง C10 การใช้โคลอนกับคอมมา ในการกำหนดช่วง จะใช้ผสมกันก็ได้ เช่น (C1:C4,C7:C10) คือเซล C1 ถึง C4 และ C7 ถึง C10 (ข้ามเซล C5 และ C6 ไป)
ประยุกต์ใช้ Range กับ Function เช่น ฟังก์ชันที่ใช้สำหรับบวกก็คือ Sum
วิธีแรก ง่ายที่สุดคลิกที่เซล C11 แล้วพิมพ์สูตร =SUM(C1:C10) ที่ช่องฟังก์ชันโดยตรง เวลาพิมพ์ Sum (หรือฟังก์ชันอื่นก็ตาม) เอ็กเซลจะขึ้นฟังก์ชันให้เลือก (เช่นพิมพ์ S ตัวแรก จะมีฟังก์ชันที่ขึ้นต้นด้วย S ปรากฏขึ้นมา จะพิมพ์จนจบหรือคลิกชื่อฟังก์ชั่นที่ปรากฏก็ได้เหมือนกันรูปแบบการเขียนฟังก์ชันในเอ็กเซล จะขึ้นต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ “=” เสมอ ตามด้วยชื่อฟังก์ชัน จากนั้นจะเป็นตัวแปรที่กำหนดอยู่ในวงเล็บเสมอ การพิมพ์ฟังก์ชันโดยตรง เอ็กเซลจะขึ้นตัวช่วยตลอด เช่นเมื่อพิมพ์ “(“ แล้ว เอ็กเซลจะขึ้นช่วยจำว่าต้องใส่ตัวแปรในรูปแบบไหนบ้าง
ลองใส่ฟังก์ชัน =Sum(C1:C10) จะได้ผลรวมตั้งแต่เซล C1 ถึง C10
ลองใส่ฟังก์ชัน =Sum(C1:C5,C10) จะได้ผลรวมตั้งแต่เซล C1 ถึง C5 และ C10 ดังนี้เป็นต้น
 |
| เวลาพิมพ์ Sum (หรือฟังก์ชันอื่นก็ตาม) เอ็กเซลจะขึ้นฟังก์ชันให้เลือกตามตัวอักษร เช่นพิมพ์ S ตัวแรก จะมีฟังก์ชันที่ขึ้นต้นด้วย S ปรากฏขึ้นมา |
 |
ลองใส่ฟังก์ชัน
=Sum(C1:C10) จะได้ผลรวมตั้งแต่เซล C1 ถึง C10
|
 |
ลองใส่ฟังก์ชัน
=Sum(C1,
C10) จะได้ผลรวมตั้งแต่เซล C1 กับ C10
|
 |
| ลองใส่ฟังก์ชัน =Sum(C1:C5,C10) จะได้ผลรวมตั้งแต่เซล C1 ถึง C5 และ C10 |
ฟังก์ชันอัตโนมัตหรือตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน
หากไม่ถนัดพิมพ์ฟังก์ชันใส่โดยตรง เอ็กเซลก็มีฟังก์ชันอัตโนมัติหรือตัวช่วยสร้างฟังก์ชันเพื่อให้ทำงานได้อย่างสะดวกง่ายดายขึ้นฟังก์ชันอัตโนมัติ อย่างเช่น AutoSum จะคลิกได้ที่ Ribbon Home ทางด้านขวาจะเห็นคำสั่ง AutoSum ถ้ากดไปเลย ค่าเริ่มต้นจะเป็น รวมผลบวกทั้งหมด หรือคลิกที่สามเหลี่ยมเพื่อเรียกใช้การคำนวณแบบอื่น สังเกตที่ช่องฟังก์ชันจะแสดงสูตร =SUM(C1:C10)
TIP: ช็อตคัตสำหรับ AutoSum คือกด Alt กับ = พร้อมกัน หรือจะไปที่ Ribbon Formula จะเห็นคำสั่ง AutoSum แบบเดียวกันกับ AutoSum ที่ Home ทุกประการ
 |
| คลิกได้ที่ Ribbon Home ทางด้านขวาจะเห็นคำสั่ง AutoSum |
 |
หรือจะไปที่ Ribbon Formula จะเห็นคำสั่ง AutoSum
แบบเดียวกันกับ AutoSum ที่ Home ทุกประการ
|
จะได้หน้าต่างช่วยใส่สูตรขึ้นมา ลองใส่คำค้นหาตรง search for the function แล้วกด go ก็ได้ หรือจะเลือกจาก category ย่อยก็ได้ เห็น Sum ในช่อง select the function แล้วก็คลิกขึ้นมา จะคลิกเบราซ์ด้านขวามือก็ได้
 |
| กด Fx เรียกหน้าต่างช่วยสร้างฟังก์ชัน |
 |
| หรือจะไปที่ Ribbon Formula ก็มี insert function |
หรือใส่ช่วงที่ต้องการไปเลยก็ได้ หรือเอาเมาส์คลิกเลือก Cell ที่ต้องการก็ได้ อย่างในตัวอย่าง ใส่ระยะ C1:C10 คือตั้งแต่ C1 ถึง C10 เนื่องจากไม่ได้เว้นระยะก็ใส่ที่ช่อง Number1 ทีเดียวไปเลย แต่ถ้ามีเว้นระยะ ใช้เครื่องหมายจุลภาค ( Colon) “,” คั่น เช่น ต้องการผลรวมทุกตัว ยกเว้น C5 ก็จะเป็น C1:C4, C6:C10 เป็นต้น
 |
| กำหนดช่วงระยะที่ต้องการคำนวณในฟังก์ชั่น โปรดสังเกตุว่าจะมีผลลัพธ์ให้เห็นด้วย |
TIP: ช็อตคัตสำหรับเรียกหน้าต่างตัวช่วยสร้างฟังก์ชัน คือกด Shift กับ F3 พร้อมกัน
TIP: ถ้าหาฟังก์ชันไม่เจอ พิมพ์คำว่า sum ใส่ช่อง Find จะปรากฏฟังก์ชันขึ้นมา กดได้เลย แบบนี้เป็นต้น
Share story
0 comments: